Nếu bạn hỏi bất cứ một người Nhật nào về phương pháp truyền thông nội bộ trong công ty của họ, bạn sẽ dễ dàng nhận được câu trả lời HORENSO. Đối với người Nhật, HORENSO không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
HORENSO là từ viết tắt của 3 từ:
Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp HORENSO. Họ chỉ ra rằng chính HORENSO là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.
Bạn hãy HORENSO với khách hang với cấp trên trực tiếp của mình, các đồng nghiệp trong bộ phận, hoặc các các bộ phận khác để yêu cầu giúp đỡ khi cần thiết. Tốt nhất là bạn tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
Trong mô hình trên, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo của bạn, sếp bạn rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?
Thời điểm báo cáo: thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau
Phương pháp báo cáo tốt:
Phương pháp báo cáo không tốt:
Trong HORENSO, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian.
Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang lu bu quá, hoặc sếp không quan tâm, mình phải làm sao? XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này….”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt:
Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc qua Miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết
Phương pháp liên lạc bị sai:
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không có một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
Cách bàn bạc không tốt: